04/15月. 2024

総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪

このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
 
第７回目に突入しました！
ついに総務課・山本さんに【更新】についてのあれこれを聞くときが来ました～！
 
当社の更新業務のエキスパート、山本さんに意外とわからない更新のあれこれ！
教えていただきます！

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Q.更新時にやらなければいけないことを教えてください！

A.手続きは3つです。
①書類の手続き　
②更新料の入金　
③火災保険の更改手続き
この３つの作業をお願いすることになります。
　
 
Q.書類というのは送られてくるんですか？

A.はい、そうです。
弊社より満了日2ヶ月程前にお送りします。
まずは更新契約書。オーナー様と入居者様分の２通に署名捺印をし、どちらもご返送していただきます。
そして賃貸借申込書。こちらには必要事項をすべて記入の上、ご返送いただく必要があります。　

 
Q.他には必要な公的書類とかってありますか？

A.基本的には弊社からお送りする更新書類の提出のみで完了します。
入居時に提出いただく住民票等の提出は不要です。

 
Q.更新に関してよくある質問はなんですか？

A.　いつまでに手続きをすれば良いかとの質問が多くあります。
弊社では満了日の1ヵ月前までの手続きをご案内しております。
郵送でのやり取りとなるため、捺印・記入漏れの再手続きの可能性もございます。
満了までにすべての手続きを完了いただく必要があるので、余裕をもって期限を設けています。

 
Q.よくあるトラブルはなんですか？

A.更新料の誤入金や過入金ですね。
更新料は一律、弊社の口座に振り込んでいただいております。
ですが毎月家賃をオーナーさんに振り込んでいる場合や保証会社に加入している場合、入金先を間違えてしまわれる方が多いようです。
また更新料は一般的に「新賃料の何ヶ月分」という形なのですが、共益費や管理費を含めた金額をご入金されるケースも多くあります。
書類と一緒にお送りする金額と振込先をよくご確認ください。

 
Q.更新と解約で悩んでるんですがどうすればいいですか？

A.解約の場合、解約通知期限があるためその期限内に解約通知書の提出が必要となります。
そのため検討期間は解約通知期限内となります。
居住のお部屋の期限は1ヵ月前が一般的ですね。
解約通知後、やっぱり更新したいとなった場合は一度お電話ください。

 
Q.２年に１回の重要な手続きですよね！

A.お仕事やお勉強などお忙しい中で期限を気にしながらの手続きはなかなか大変と思いますので、出来る限りサポートをさせていただきます。
期限のご相談や手続きの上で不明な点があればお問い合わせ下さい。

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以上、総務課山本さんに聞く更新についてのあれこれでした！
次回は【保険】についてのあれこれ、深く聞いてみようと思います♪

03/16土. 2024

総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪

このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
 
あっという間に第６回目！
一周まわって総務課・柳田さんに【印紙】に関するあれこれをテーマに話を聞いてみました！
 
印紙という言葉は聞くけど、正直どんな役割なのかわからない・・・
そんな疑問に柳田さんが答えてくれました！

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Q.お金のやりとりをする上で印紙ってよく聞きますけど、印紙ってなんですか？

A.起源についてちょっと調べてみました！1873年に制定された「受取諸証文印紙貼付心得方規則」が最初です。農業と商業から安定した税収確保を得るために印紙税が採用されたそうです。
そのやり取りの際に税金や手数料の支払を証明する切手のような紙片を印紙というんです。なんと31種類もあって、カラフルな配色なんですよ♪
なぜそんなにカラフルなのかというと、偽造防止技術が採用されているんですね。
　
 
Q.具体的にどんなものに貼られるんですか？

A.いわゆる課税文書。例えば不動産に関する契約書、消費賃借、請負、約束手形又は為替手形、営業に関する受取書（領収書）に貼る必要があります。
貼らない場合は脱税になってしまいますので、注意が必要ですね！

 
Q.貼らなければいけない金額は決まってるんですか？

A.はい、決まっています。
領収書の場合、5万円未満は非課税で貼らなくてOKです！
5万円以上の場合は売上金額により印紙の金額が決まっていますので注意が必要です。
詳しくは国税庁のHPで確認出来ますので確認してみてください。https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7140.htm

 
Q.もし必要な書類に印紙を貼ってなかったら問題でしょうか？

A.収入印紙を貼る必要がある領収書に印紙を貼らなかったら、印紙税法に違反したことになり「過怠税」が課されます。
聞きなれない言葉ですよね・・・
納付しなかった印紙税+過怠税(必要な印紙税×2)になるので何と当初の印紙税額の3倍を徴収されるということです。
注意してくださいね！

 
Q.印紙は貼っただけでは意味がないと聞きました。

A.「消印」が必要になり、押し忘れたら目的をはたさないんです。
印紙を貼ること、消印を押すこと、片方でもかけたら納税として認められません。
なのできちんとした処理が必要なんです。こちらも「過怠税」が発生します。
気が付いて、自主的に納付漏れを申告すれば1.1倍に軽減されますが、漏れの無いように気を付けるのが一番です。

 
Q.最近電子取引も増えてきていると思うんですが、その時はどうするんですか？

A.どこに貼るの？と思うと思いますが、課税文書の作成用紙への記載によるものと定義されていて電子契約に印紙はかからないそうです。
今後、電子契約が進んでくると印紙の使用も減って「印紙」って何ですか？って時代になるのかもしれませんね。

 
Q.電子取引にはそういうメリットもあるんですね。

A.紙の書面に書いて交付することが「作成」で、電子契約(データ)締結(送信)することは
課税文書の「作成」に該当しないので印紙がいらないというロジックです。
購入する費用もかからないのでどんどんそうなるといいですね。

 
Q.印紙ってどこで購入できるんですか？

A.金額により買える場所が異なりますね。200円の印紙であれば郵便局やコンビニでも購入できます。
額面の高い印紙は郵便局での購入になりますので、必要の際は事前準備が必要です。
世の中、DX化など進んでいます。
古くからの風習であったりはなかなか進展しないかもしれませんが、その時々に合った対応が求められてきますので柔軟に対応していく準備はしていく必要がありますね。

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以上、総務課柳田さんに聞く印紙についてのあれこれでした！
次回は【更新】についてのあれこれ、深く聞いてみようと思います♪
 

02/23金. 2024

総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪

このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
 
あっという間に第５回目！
一周まわって総務課・塩野谷さんに【銀行】に関するあれこれをテーマに話を聞いてみました！
 
家賃管理や契約などで、銀行とのやり取りを確認することが多い総務課！
銀行にまつわる疑問に答えてもらいました！

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Q.銀行の関係で、よくある質問ってなんですか？

A.お振込みが上手くできない、というお問い合わせをいただくことがよくありますね。
ATMから現金でお振込みをする際に上限金額があるため、1度の手続きで振り込めない、という理由が多いです。
その場合は複数回に分けてお振込みいただくか、ご自身の口座からのお振込みをお願いしています。

　
 
Q.当社管理の物件は、銀行口座から家賃を引落してもらうことは可能ですか？

A.残念ながら弊社では口座引落のサービスを行っていませんが、ご契約の物件によっては、保証会社からのお引落しとなります。
そうでない場合は毎月お振込みとなりますので、自動でお引落し希望の方は各金融機関の自動送金サービスをご利用ください。
金融機関によりサービス内容が異なるので、ご利用の銀行のホームページをご確認ください。

 
Q.保証会社の引落しに使えない銀行ってあるんですか？

A.大手銀行でしたらほとんどが利用可能ですが、対応していない金融機関もあります。
引落口座で使いたい金融機関が対応可能か不安・・・という場合は、お調べしますのでお問い合わせください。

 
Q.急ぎで振込みしたいのですが、土日に振込んでも入金にはならないですか？

A.現在は、土日でも入金確認ができる金融機関があります。
どの銀行もお振込み手続き自体は土日でも行えますが、お使いの金融機関によっては翌営業日に入金となる場合もありますのでご注意ください。

 
Q.契約した名義と振込名義が違っても大丈夫ですか？

A.契約者様名義でお振込みいただくと、入金確認がスムーズに行えます。
振込名義が違うと確認に時間を要することがあり、お手間を頂くこともございますので、事前にお知らせいただけると助かります！

 
Q.取引の内容によって少しずつ違いがあるんですね。

A.それぞれ各銀行でシステムも違いますので、当社では丁寧な説明と取引の確認に努めています。
大切な資産の移動になりますので、安心してお取引きを行いたいですよね。
他にも何かご不明点等がありましたら、お気軽にお問い合わせください。

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以上、総務課塩野谷さんに聞く契約についてのあれこれでした！
次回は【印紙】についてのあれこれ、深く聞いてみようと思います♪
 

01/16火. 2024

総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪

このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
 
第4回となる今回は、総務課・高橋さんに【契約】に関するあれこれをテーマに話を聞いてみました！
 
当社には高橋が２人いるので名前のよしこさん/ちゃんで呼ばれることが多い高橋さん♪
入って１年と日は浅いですが親身な対応が光る高橋さんに、
担当している新規契約に関して詳しく聞いちゃいます！

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Q.申込から契約までの流れを教えてください。

A.気に入ったお部屋が見つかりましたら申込書にお客様の情報などをご記入いただき、審査に入ります。
申込時の必要書類は、基本的には身分証明書だけで大丈夫です。
審査は数日かかる場合がありますので、ご入居希望日まで余裕を持ったスケジュールでお願いしています。
無事審査が完了しましたら、ご契約締結に向けた必要書類などの準備を進めていただきます。
　
 
Q.契約のときに必要書類はなんですか?

A.ご契約いただくお部屋によって異なりますが、
●ご契約書類にご捺印いただくご印鑑（シャチハタ不可）
●ご入居者様の顔写真入り身分証明書　●住民票　●収入証明書　
●連帯保証人様が必要なお部屋は連帯保証人様ご実印・印鑑証明書
などをご提出いただきます。
また、毎月のお家賃のお支払いが口座振替の場合は、金融機関の口座情報が分かるキャッシュカードなどをお手元にご用意いただく場合もございます。

 
Q.連帯保証人が遠方なので印鑑をもらうには大変なんですが・・・

A.連帯保証人様には弊社より「保証人確約書」という書類を保証人様のご自宅にお送り差し上げます。
こちらにご署名・ご捺印をいただくことで賃貸借契約書への押印は不要となりますので、
遠方にお住まいの方でもスムーズなご契約締結を進めることができます。

 
Q.契約って実際どんなことを行うんですか？

A.法令に則って、重要事項の説明をさせていただきます。
物件概要や管理会社、お部屋の設備の状況などを詳しくご説明いたします。
また、保証会社をご利用いただく場合の契約方法や毎月のお家賃の引落し口座の登録方法、
火災保険の契約方法なども一緒にご案内させていただきます。

 
Q.では保証人書類以外の必要書類と印鑑を持ってお店に行けばいいんですね！

A.当社では重要事項の説明をオンラインで行っているため、ご来店いただかなくて大丈夫なんです。
物件の担当者がオンライン上で詳しくご説明させていただきますので、
契約に関してわからないことなどありましたらお気軽にご質問していただけます。
初めての賃貸借契約締結で不安がある方も、この時担当者になんでも聞いていただけるのでご安心ください。

 
Q.契約書への捺印はどうするんですか？

A.重要事項説明の前にご契約書類をご自宅に郵送させていただきますので、
終わりましたらご契約書類にご署名・ご捺印をいただき、弊社へご返送していただきます。

 
Q.契約時、どんなポイントに気を付ければいい?

A.特に重要事項説明書に書いてある内容はどれも大切です。
お部屋に住み始めてから起こりそうな問題をあらかじめイメージしていただくと
大切なポイントが見えてくるかもしれませんね。
お部屋の設備が故障した時の連絡先はどこかな？契約更新するときは費用はかかるのかな？などは
必ず契約時にチェックしておいてください。
また、契約書に特約事項に記載があることはとても大切です。
お部屋ごとに決められている特別なルールがありますので、こちらも必ず確認してください。

 
契約するにあたってひとこと！アドバイスください！

A.慣れないお部屋の契約締結時にはわからないことだらけだと思います。
不動産専門用語は難しい言葉も多いので、少しでもわからないことがありましたらお気軽にご質問ください。
安心してお部屋にお住まいいただくためにも、しっかりと契約内容を理解していただくことが大切ですね。

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以上、総務課高橋さんに聞く契約についてのあれこれでした！
次回は【銀行】についてのあれこれ、深く聞いてみようと思います♪
 

12/24日. 2023

総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪

このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
 
第3回は、総務課・山本さんに【解約】に関するあれこれをテーマに話を聞いてみました！
 
弊社の解約更新のプロフェッショナル山本さん（愛称：もっちゃん）♪
意外と混乱する解約についての基本情報、解約で気をつけること、教えて下さい～！

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Q.解約の出し方について教えてください！

A.入居時に交わした契約書や更新契約書に入っている、弊社書式の解約通知書を提出頂く必要があります。
来社またはFAXでの提出をお願いしていますが、ご希望に応じてメールでの提出も受け付けています。
また解約通知期限がどの契約にもあるので、それに則っての解約受け付けとなります。
　
 
Q.郵送ではダメなんですね。

A.そうなんです。
解約通知書は到着した日を受付日とするので、郵送だと到着までに数日かかってしまい、ご希望の解約日で受け付けが出来ない場合があります。
また郵便事故により到着の遅延や未着等も想定されるため、郵便での提出はご遠慮いただいています。

 
Q.解約通知書に口座番号や新住所を記入するのは何のためですか？

A.口座番号は、お預かりしている敷金を返金するためご記入いただきます。
新住所は退去精算書をお送りし、敷金精算に掛かる費用をご契約者様にも確認をいただくためするため必要な情報となります。
上記以外で使用することはありませんのでご安心下さい。

 
Q.退去したい日まで１ヶ月を切ってから解約届を出した場合、違約金とかあるんですか？

A,解約通知期限が1ヶ月の場合、1ヵ月後以降の解約より受け付けております。
ただし1ヶ月未満で解約をしたい場合は、賃料1ヶ月分を支払うことで受け付けることができます。
つまり、最低でも通知から1ヶ月分の賃料はかかってしまう、という感覚かと思います。

 
Q.お部屋に要らないものを置いて行ってもいいものでしょうか？

A.お荷物や入居中に設置したものは全て撤去をお願いしています。
もし残っているものがあった場合は、敷金精算時に撤去費用をご請求させていただくことがございます。
残して行きたいものがある際には一度お問い合わせ下さい。

 
Q.解約届けを出す以外にやるべき手続きって何かあるんですか？

A.電気、ガス、水道、電話、インターネットなどのライフラインのお手続きと、
火災保険の解約手続きが必要になってきます。

 
Q.他に解約のときにやっておいた方がいい事ありますか？

A.転居後にamazonなど通販サイトの住所変更を忘れて頼んでしまうケースが増えています。
そういう場合に備えて郵便局に転送届を出していただくと、新住所へ郵便物を届けくれる無料サービスがあります。
ゆうびんIDがあればインターネットでも届けを出せるので便利ですよ。
ただ、転送が反映されるまでに1週間ほどかかるようなので、こちらも早めに手続きしたほうが良さそうです。

 
Q.最後にひとこと！お願いします♪

A.解約は契約を終了する意味を持つため、口頭や電話でのお申し出のみでは受け付けができません。
契約をする際に契約書を交わすのと同様に書類での手続きが必要になります。
ご不明な点はお引越しを検討している時点でご連絡いただければ、通知までの期限等を詳しくご案内いたします。
お気軽にご連絡下さい！

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以上、総務課山本さんに聞く解約についてのあれこれでした！
次回は【契約】についてのあれこれ、深く聞いてみようと思います♪
 

12/10日. 2023

総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪

このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
 
第２回は、総務課・柳田さんに【印鑑】に関するあれこれをテーマに話を聞いてみました！
 
業務的なことに加え、会社の経理などに関しても行っている柳田さん♪
主婦としても公的な色々について詳しいので頼もしいです！教えてください！

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Q.印鑑に関する質問ってどんなものが多いんですか？

A.どの印鑑を使っていいのか判らないという質問が多いと思います。
印鑑は目的によって使うものが違うので、はっきり違いを理解しておきたいですよね。　
 
Q.印鑑にはどんな種類があるんですか？

A.印鑑には大きく3種類、実印・銀行印・認印があります。
このうち「実印」というのが役所に届け出て法的効力を持つものです。
それに対して「認印」というのは宅配受け取りなどで日常に使うものですね。
「銀行印」と呼ばれるものは口座開設で届け出するものですが、WEBで口座作成が多くなっているので今後は必要なくなってきそうです。
 
Q.賃貸契約書はやっぱり実印じゃなきゃいけないんですかね？

A.契約者様の契約書への押印は、法的にはこの中のどの印鑑で行っても構いませんが、
シャチハタだけは印影が同じものになってしまうのでNGとなっています。
 
Q.連帯保証人の印鑑も認印でいいんですか？

当社では、連帯保証人様に押印していただく書類「連帯保証人確約書」にお願いする印鑑は実印でお願いしています。郵送で押印を行うのでご本人確認のために実印と印鑑証明が必要になるのです。
 
Q.当社の押印箇所には「割印」というものがありますが、これって何ですか？

A.どちらか一方の文書が改ざんされたり、原本を不正にコピーされたりといったことを防ぐ目的があるんです。
 
Q.電子契約になると判子は必要なくなるんですよね？

A.電子文書は紙文書のように押印や直筆のサインをすることはできません。
そこで、第三者機関の発行する本人確認データ（電子証明書）を付与された電子署名を行うことで、証拠力を担保しています。
それでもシステム作りや認知度の問題からまだまだ、印鑑がなくなるまで長い時間がかかると思います。
 
Q.印鑑文化は強く日本に根付いているんですね。

A.明治6年10月1日が「印章の日」として制定されていますので、明治時代から本格的に使用されています。日本人にとってはやはりまだまだ身近なものですよね。
 
Q.最後にひとこと！お願いします♪

A.印鑑にはそれぞれ意味があり、使用方法を間違えるとトラブルになります。　
人に貸さない、むやみに押さない、納得してから押すなど、
日常から思いがけない被害を招かないように使用上の注意を守りましょう！
印鑑も調べてみてば沢山の発見がありますので、是非この機会に調べてみてください♪
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以上、総務課柳田さんに聞く印鑑についてのあれこれでした！
次回は【解約】についてのあれこれ、深く聞いてみようと思います♪

11/25土. 2023

総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】を連載スタートします♪♪

この企画では経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けするコーナーです！
 
映えある第１回は、総務課・塩野谷さんに【郵便】に関するあれこれをテーマに話を聞いてみました！
 
総務課で歴が長く、事務全般によくかかわっている塩野谷さん（愛称しおちゃん）♪
丁寧な仕事ぶりで活躍する彼女に、郵便に関するあれこれをインタビューしてみました！

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Q.郵便に関連して当社宛てに一番よくあるお客様からの質問は何ですか？

A.『先日契約書類を投函したのですが、届いていますか？』という質問が多いですね。
普通郵便だと土日の配達はないので、金曜日夕方以降に投函いただいた場合は翌火曜・水曜頃の到着になることもあります。当社は水曜がお休みなので、到着が木曜になり１週間近くかかっているということになってしまうんです。
 
Q.当社からお渡ししてる返送用封筒ってどういう形態の郵便なんですかね？

A.料金後納郵便という形態です。
通常郵便を送る際に必要な切手・窓口での料金の支払いをすることなく送ることができるので、お客様の手間を軽減できます。
 
Q.これだと普通郵便と同じくらいの日数がかかるんですか？

A.郵便局での集計がある関係で、実は通常よりも1日多くかかる場合があります。
急ぎの契約案件の場合は、気持ち早めに投函しておくことが大事になるかと思います。
 
Q.なるべく速く届けたい！っていうときはどんな方法で送るといいですか？

A.速達またはレターパックで送るのが速くなります。
レターパックは追跡機能がついていますので、今どこにあるかネットで確認できて安心ですよね。
 
Q.郵送してはダメな書類ってあるんですか？

A.郵便局のホームページに記載のあるものはもちろんですが、現金・金物・印鑑等はご遠慮ください。
 
Q.最後にひとこと！お願いします♪

A.働き方改革や新型コロナウイルスの影響等で郵便事情は大きく変化しています。
スムーズなお手続きのためにも、ご理解・ご協力いただければ幸いです。
また、今回お話しした以外でもご不明な点等ございましたらお気軽にご連絡くださいね。
 
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以上、総務課塩野谷さんに聞く郵便についてのあれこれでした！
次回は【印鑑】についてのあれこれ、深く聞いてみようと思います♪